1. Rekisterinpitäjä
Infonia Oy, Y-tunnus: 2794152-1
Vapaaherrantie 2, 40100 Jyväskylä
info@infonia.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Jukka Akselin
+358 40 504 1401
3. Organisaation suojatoimien perusta
Toimitilan suojaus
Toimitila on suojattu rikosilmoitinjärjestelmällä, jonka hälytyksiä valvotaan Finanssiala Ry:n hyväksymässä hälytyskeskuksessa.
Tietojärjestelmien, -sisällön ja – liikenteen suojaus
Dokumenttien hallinta on palveluntuottajan pilvipalvelussa, jossa on palomuuri ja tietojen turvatilat käytössä. Sähköpostiliikenne sekä käytettävät tietokoneet ja älypuhelimet on suojattu virustorjunnalla. Sähköpostipalvelu on hankittu SAAS-palveluna, joka kattaa palvelun tarjoajan järjestämän suojauksen.
Toiminnallinen suojaus
Toiminnassa huolehditaan henkilötietoja sisältävän materiaalin säilytyksestä lukitussa tilassa ja tarpeettomat dokumentit viedään välittömästi tietoturvasäiliöön, josta palveluntuottaja huolehtii ne murskaukseen. Tietokoneiden asetuksiin on asetettu automaattinen lukitus, jolloin istunto pidetään lukittuna, kun työpisteellä ei työskennellä. Tietokoneet ja muistia sisältävät laitteet palautetaan vuokrakauden jälkeen palveluntuottajalle, joka huolehtii todistetusti laitteiden muistien tyhjentämisestä palvelusopimukseen kuuluen.
4. Käytössä olevat rekisterit
Tässä selosteessa esitetään käytössä olevat rekisterit yleisellä tasolla. Kustakin rekisteristä on laadittu erillinen tietosuojaseloste, joka on tarvittaessa saatavissa rekisterin pitäjältä.
Asiakashallintajärjestelmän rekisteri
Infonia toimii asiakashallintajärjestelmässään ylläpitäjänä ja käsittelijä. Järjestelmänä käytetään SAAS-palveluna vuokrattua asiakashallintajärjestelmää. Järjestelmään tunnistautuminen tapahtuu vahvalla salasanalla ja käyttöoikeuksien hallinta on yksinomaan Infonialla ja järjestelmän toimittajalla pyynnöstä.
Asiakashallintajärjestelmää käytetään myyntiprosessin hallintaan ja sen rekistereihin tallennetaan tietoja sekä potentiaalisista että jo sopimussuhteissa olevista asiakkaista sekä heille tehdyistä tarjouksista, sopimuksista ja laskutuksesta.
Palkkahallinnon järjestelmät
Infonia toimii ulkopuolisen palveluntuottajan tuottaman palkkahallinnon tietojen käsittelijänä. Käsiteltäviä henkilötietoja ovat henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja pankkiyhteystiedot.
Toimitilarekisteri
Infonia toimii markkinoinnissa olevien tilojen osalta hallintajärjestelmän käsittelijänä. Tiedot julkisesti markkinoinnissa olevista tiloista syötetään palveluntuottajan ylläpitämään järjestelmään. Tallennettavia henkilötietoja ovat henkilön nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
Taloushallintojärjestelmän rekisteri
Infonia toimii taloushallintojärjestelmän tietojen käsittelijänä. Taloushallintojärjestelmänä käytetään pilvipalveluna toimivaa ohjelmistotoimittajan toimittamaa järjestelmää. Käyttöoikeuksien hallinta on Infonialla.
Taloushallintojärjestelmän rekisteriin kerätään tietoja asiakaskohtaisesti nimistä, osoitteista ja laskutuksesta.
Asiakkaan hallinnassa olevat tietojärjestelmät
Infonia toimii asiakkaan hallinnassa olevien tietojärjestelmien tiedon käsittelijänä asiakkaan kanssa tehdyn toimeksianto- ja tiedonkäsittelysopimukseen perustuen. Näitä järjestelmiä käytetään kiinteistötiedon hallintaan sekä huollon- ja toiminnanohjaukseen.
WWW-sivut ja evästeet
Käytämme sivuillamme niin sanottua Cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa muun muassa sivuston perustoiminnot ja auttaa tunnistamaan sivuilla vierailevat kävijät. Evästeet ovat vaarattomia, eivätkä ne vahingoita käyttäjien päätelaitteita tai tiedostoja. Evästeiden tuottamien tunnistetietojen avulla pystymme kohdentamaan kävijälle häntä kiinnostavaa sisältöä.
Mikäli et halua meidän saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, useimmat selainohjelmat mahdollistavat evästetoiminnon poiskytkemisen sekä evästeiden poiston. On kuitenkin hyvä ottaa huomioon, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin ylläpitämiemme sivujen ja tarjoamiemme palveluiden asianmukaiselle toiminnalle.
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja edellä mainittuihin rekistereihin kerätään Infonian ja asiakkaan väliseen toimeksiantosopimukseen perustuvan palvelun tuottamiseen liittyvää tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten. Asiakasrekisterin sisältämiä henkilötietoja käytetään Infonian palveluiden tuottamiseen sopimussuhteessa asiakkaaseen sekä tuotteiden ja palveluiden laadun kehittämiseen. Lisäksi tietoa kerätään Infonian asiakasrekisteriin tarkoituksena asiakassuhteiden hoitaminen ja kehittäminen sekä asiakasviestintään ja tiedottamiseen.
Henkilötietoja kerätään tämän tietosuojaselosteen mukaisesti eikä niitä missään tilanteessa käytetä, muuteta tai siirretä eri tavalla kuin tässä tietosuojaselosteessa on mainittu.
6.Rekistereiden tietosisällöt
Rekisterit pitävät sisällään Infonian asiakkaiden henkilötietoja, joita voivat olla:
- etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja postiosoite
- tietoja tapaamisista ja keskusteluista asiakkaan kanssa
- tietoja asiakkaan liiketoiminnasta, toimitiloista ja kiinteistöistä
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Infonia ei lähtökohtaisesti luovuta hallussaan olevia tietoja kolmansille osapuolille. Infonia luovuttaa yksittäistapauksessa asiakkaan tai sidosryhmän tiedot osoitetulle osapuolelle, jos asianomainen pyytää Infoniaa toimimaan edellä mainitulla tavalla tai jos lainsäädäntöön perustuen lainvoimainen viranomainen vaatii Infoniaa luovuttamaan erikseen yksilöidyn tiedon Infonian hallussa olevasta tietokannasta.
8. Tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle
Infonia on tehnyt päätöksen olla siirtämättä hallussaan olevia tietoja automaattisesti kolmansiin maihin tai kansainväliselle järjestölle. Infonia luovuttaa yksittäistapauksessa tiedot kolmansiin maihin tai kansainväliselle järjestölle, jos asiakas tai sidosryhmä antaa tähän tarkoitukseen kirjallisesti oikeuden toimia edellä mainitulla tavalla.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Infonia suojaa tässä tietosuojaselosteessa mainitun henkilörekisterin perustuen riskiarvioinnissa saatuun tulokseen vaaditusta turvallisuustasosta. Tietosuojavastaava osallistuu riskien arviointiprosessiin ja antaa puolueettoman lausunnon lopullisesta päätöksestä tietojen suojaamisen osalta, jota Infonia noudattaa. Infonia ottaa huomioon henkilörekisterin suojauksessa teknisen turvallisuuden ja hallinnolliset sekä tietotekniset vaatimukset.
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lisäksi hänellä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat ja tallenteiden sisältämät tiedot. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna seuraavaan osoitteeseen:
Infonia Oy
Vapaaherrantie 2
40100 Jyväskylä 10
Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista
Infonian on korjattava asianomaisen osoittama virheellinen tieto henkilötietorekisterissä. Infonialla on myös omatoimisen toiminnan kautta velvoite tarkastaa tietojen asiallisuus ja ajantasaisuus rekisterissä. Rekisteröity voi myös vaatia Infoniaa poistamaan itseään koskevat tiedot rekisteristä. Tietosuojavastaava johtaa toimenpiteen käsittelyä.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut Infonialle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Tietojen poistaminen ja säilytysaika
Infonia poistaa rekisteristä asiakkaan tiedot, kun tietojen käsitellylle ei ole enää liiketoiminnallista perustetta tai jos asianomainen itse sitä lakiin perustuen vaatii. Tiedot tuhotaan ylikirjoittamalla, kun tietojen käsittelylle tai säilyttämiselle ei ole enää perustetta. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa määrätään eri tavalla tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää Infoniaa säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille.
10. Henkilötietojen käsittelyselosteen hyväksyntä
Tietosuojaseloste on hyväksytty jatkuvana ja tarkastettu 17.4.2020.
